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L'importance de la traçabilité dans votre entreprise

Pourquoi la traçabilité est importante pour votre entreprise ?

Même si les établissements de santé se sont toujours assurés de garder leurs locaux propres, en respectant les protocoles en vigueur, la crise sanitaire a rendu essentielle la traçabilité en entreprise.

Pourquoi opter pour un outil de traçabilité ? Qu’est-ce qu’il peut apporter à votre entreprise ?

Les avantages de la traçabilité

La mise en place d’un système de traçabilité, couplé à un logiciel performant, offre de nombreux avantages pour les entreprises et leurs collaborateurs.

1. Responsabilité et engagement :

  • La traçabilité permet de suivre les étapes de la réalisation d’une mission, attribuant ainsi une responsabilité à chaque collaborateur.
  • En cas d’erreur, la traçabilité facilite l’identification des responsables. Ça contribue à la réduction des erreurs.

2. Protection des collaborateurs :

  • La traçabilité offre aux collaborateurs une protection. Grâce aux commentaires et photos, ils peuvent prouver leur implication.
  • Si une tâche n’a pas pu être effectuée, les commentaires ou photos explicatifs permettent de justifier la situation et de valoriser le collaborateur.

3. Suivi précis et réactivité accrue:

  • Un logiciel de traçabilité permet de suivre en temps réel l’avancement des missions.
  • Cette visibilité permet aux managers de réagir et de réajuster la charge de travail, optimisant ainsi l’organisation et la productivité des équipes.

4. Amélioration continue et optimisation des process :

  • L’analyse des données de traçabilité permet de voir les points d’amélioration du travail.
  • En identifiant les tâches chronophages ou les étapes problématiques, les entreprises peuvent mettre en place des solutions pour optimiser l’efficacité.

5. Preuve concrète lors d’audits :

  • En cas d’audit, la traçabilité fournie des preuves tangibles du travail effectué et de la conformité aux normes en vigueur.
  • Cela rassure les clients et les partenaires, renforçant la crédibilité et la confiance envers l’entreprise.

Avoir une traçabilité efficace

1. Audits et contrôles réguliers :

  • Établissez un calendrier de contrôles pour vérifier la conformité aux procédures et l’efficacité du système de traçabilité.
  • Variez les méthodes de contrôle (audits internes, inspections surprises, etc.) pour une évaluation complète.
  • Analysez les résultats des contrôles et prenez les mesures correctives nécessaires pour améliorer continuellement le système.

2. Outil de traçabilité simple et accessible :

3. Adoption d’un outil digital performant :

  • Optez pour un logiciel de traçabilité adapté à la taille et aux besoins de votre entreprise.
  • Assurez-vous que le logiciel est compatible avec vos systèmes informatiques existants et facile à intégrer.
  • Formez vos collaborateurs à l’utilisation du logiciel et accompagnez-les dans sa prise en main.

Optimisez vos prestations de propreté grâce à la traçabilité digitale

Dans le domaine de la propreté, la traçabilité moderne s’impose comme un atout essentiel pour garantir que les prestations de nettoyage sont effectuées de manière efficace et conforme aux normes. Les avancées technologiques actuelles offrent des solutions de traçabilité dématérialisée qui apportent une multitude d’avantages. 

Plus de confort sur votre suivi

Grâce à la traçabilité, vous pouvez désormais suivre en temps réel l’avancement des tâches de vos agents de nettoyage directement depuis votre ordinateur. Cela se traduit par une amélioration de la productivité. L’optimisation des opérations de bio-nettoyage est facilitée grâce à une gestion des prestations intégrée et maîtrisée en interne.

Le temps de traçabilité : un investissement rentable pour un gain de temps précieux

D’après nos études, réalisées grâce à notre logiciel, la traçabilité d’une prestation de 10 minutes ne prend en moyenne que 15 secondes.

Cela signifie que pour 1 heure de prestation, le temps consacré à la traçabilité s’élève à seulement 2 minutes et 30 secondes.

Un investissement qui se révèle être un gain de temps précieux sur le long terme, en apportant de nombreux avantages :

1. Amélioration de l’efficacité :

  • La traçabilité permet de suivre précisément le travail effectué, identifier les tâches chronophages et optimiser les processus.
  • Cela se traduit par une meilleure organisation, une réduction des erreurs et un gain de temps global.

2. Responsabilisation :

  • La traçabilité attribue clairement la responsabilité de chaque tâche à chaque collaborateur, favorisant l’engagement et la motivation.
  • Cela permet également de régler les litiges plus facilement et de prévenir les erreurs.

3. Protection des collaborateurs :

  • La traçabilité permet aux collaborateurs de prouver leur implication et de se disculper en cas de problème.
  • En cas de litige avec un client, la traçabilité fournit des preuves tangibles du travail effectué.

4. Facilitation des audits :

  • La traçabilité permet de répondre facilement aux exigences des audits et de démontrer la conformité aux normes en vigueur.
  • Cela rassure les clients et les partenaires et renforce la crédibilité de l’entreprise.

5. Amélioration :

  • L’analyse des données de traçabilité permet d’identifier les points d’amélioration des processus et de l’organisation du travail.
  • Cela privilégie une démarche d’amélioration continue et permet à l’entreprise de se réadapter aux besoins du marché.

En conclusion, si les 15 secondes consacrées à la traçabilité d’une prestation de 10 minutes peuvent sembler négligeables, il est important de prendre en compte les nombreux avantages à long terme que procure ce système.

Loin d’être une perte de temps, la traçabilité est un investissement rentable qui permet aux entreprises de gagner en efficacité, en responsabilité, en sécurité et en performance globale.

Application des logiciels de traçabilité dans les GHT

Aujourd’hui, peu importe le domaine concerné, la traçabilité est un moyen indispensable pour assurer le suivi des prestations de services. Voici comment elle peut être appliquée au sein des Groupements Hospitaliers Territoriaux (GHT) :

Respect des protocoles de nettoyage

La traçabilité garantit que les protocoles de nettoyage sont scrupuleusement suivis, contribuant ainsi à l’harmonisation des prestations de nettoyage au sein de l’établissement de santé.

Sensibilisation à la consommation de produits

Bien que la traçabilité des déchets ne soit pas obligatoire en interne, elle offre une opportunité aux employés de prendre conscience de leur consommation de produits en passant des commandes directement via leur logiciel.

La tablette SASHA, le partenaire idéal pour vos équipes de nettoyage

Un meilleur suivi grâce à cet outil de traçabilité .

Pour répondre aux exigences réglementaires, en tant qu’expert en logiciel de planning hospitalier, nous mettons à votre disposition la tablette SASHA qui se révèle être l’outil indispensable pour votre entreprise.

Grâce à celle-ci, vous pouvez vérifier en un coup d’œil où en est l’avancement des tâches, identifier ce qu’il reste à faire et gérer facilement les heures de départ et d’arrivée de vos agents de nettoyage.

Avec la tablette SASHA, vos agents de bio-nettoyage peuvent ajouter des photos ainsi que des commentaires sur leurs rapports de suivi.

Cet outil de traçabilité vous permet également de :

  • Communiquer sur un réseau confidentiel avec vos collaborateurs
  • suivre les actions de vos équipes en temps réel
  • avoir un meilleur contrôle de vos équipes de nettoyage.

Ainsi, vous optimisez la productivité de vos équipes !

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