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Les fiches de traçabilité en pleine transformation

Comment transformer les fiches traçabilité ?

La traçabilité est un dispositif qui permet aux entreprises de suivre des processus avec un formulaire précis. La traçabilité demande une transformation pour plus de facilité.

Dans cet article, nous allons explorer la transformation des fiches de traçabilité.

Depuis longtemps la traçabilité est au cœur de certains métiers, surtout dans le tertiaire. Elle est parfois même obligatoire comme dans les établissements de santé (ou dans l’ultrapropreté) avec plusieurs types de traçabilité comme les soins des patients, le DASRI pour les déchets ou encore la traçabilité du bionettoyage pour réaliser les bonnes pratiques de l’hygiène des locaux. D’autres secteurs répondent aussi à un besoin de leurs clients comme les sociétés de nettoyage. Et dans de multiples entreprise pour le facility-management.

Elle est souvent utilisée en format papier, cela nécessite donc du personnel administratif et beaucoup de temps ce qui un réel inconvénient. Elle nécessite également une certaine rigueur au niveau de l’encadrement.

La transformation de la traçabilité devient donc nécessaire pour de nombreuses raisons. 

Comment construire une fiche de traçabilité ?

  1. Informations de base : Le nom de l’établissement, la date de création de la fiche, le numéro de la fiche et le nom du nettoyeur ou de l’équipe de nettoyage.

  2. Description de l’équipement et de la zone à nettoyer : Cette section comprend les détails sur la zone ou la pièce à nettoyer, la liste des équipements, des meubles, des surfaces et des produits chimiques à utiliser.

  3. Procédure de nettoyage : Une description détaillée des étapes à suivre pour effectuer le nettoyage, y comprenant la fréquence et les équipements de protection individuelle nécessaires.

  4. Informations sur les produits chimiques : Les noms des produits chimiques ou désinfectants, les numéros de lot, les dates d’expiration et les modes d’emploi.

  5. Enregistrement du nettoyage : Les dates et heures de début et de fin du nettoyage, ainsi que la signature du nettoyeur responsable et la validation par un superviseur.

  6. Vérifications et tests : Si des tests de contrôle de la qualité sont effectués, les résultats et la signature du personnel de contrôle qualité.

  7. Actions correctives (le cas échéant) : Les mesures prises en cas de non-conformités.

La digitalisation

Les avantages que la transformation des fiches de traçabilité vous apporte

La digitalisation a révolutionné la traçabilité pour les entreprises grâce aux QR CODES.

  1. Avec la transformation digitale vous n’aurez plus à ranger, classer et trier et donc de limiter la perte d’information.
  2. Vous pourrez approfondir ce qui pourra amélioré et simplifié la gestion de votre structure et un meilleur respect des protocoles.
  3. Il est possible d’obtenir la date de réalisation des actions mais aussi l’heure de début et de fin.
  4. Comme c’est aussi un gain de temps, vous allez pouvoir faire de réelle économie.
  5. Acquérir une solution digitale est une intelligence indispensable à avoir dans votre structure pour gagner en performance.

 

Le gain de temps et l’optimisation sont les avantages évidents de la traçabilité numérique. Cette approche va au-delà d’une simple feuille de papier. En passant à une solution de traçabilité numérique, vous passerez des actions manuelles de « ranger/classer/trier » à des processus automatisés de « automatiser/planifier/optimiser ». Cela présente un avantage considérable. De plus, l’adoption d’une solution numérique permet d’améliorer et de valider les critères nécessaires à la certification HAS (Haute Autorité de Santé) pour les établissements de santé. En numérisant la traçabilité, les données sont sauvegardées, notamment ainsi que les risques de perte de données.

Comment ça fonctionne ?

 

C’est un logiciel qui va vous permettre d’analyser facilement vos données. Car vous pouvez obtenir automatiquement des reportings sur un tableau de bord avec des statistiques et des graphiques.

 

Vous l’aurez remarqué toutes vos données seront à vos dispositions en quelques secondes. Vous n’aurez plus besoin de sortir les milliers de feuilles du placard qui sont souvent rangées aléatoirement.

 

Vous allez pouvoir obtenir un meilleur suivi. Vous aurez la possibilité de comparer et donc anticiper davantage grâce à cette transformation.

 

En plus de suivre votre traçabilité en temps réel, vous allez pouvoir même planifier des tâches que vous collaborateurs ne doivent pas oublier. Et de recevoir des alertes à la moindre anomalie.

La transformation des fiches de traçabilité support papier en solution digital

Vous êtes un établissement de santé ? Une société de nettoyage ? Une gouvernante ou une responsable de service ? La suite peu fortement vous intéresser.

Imaginez-vous une solution qui va optimiser et automatiser votre organisation tout améliorant vos performances.

Et si tout ça n’était pas seulement des rêves mais la réalité !

La solution SASHA peut vous accompagnez dans la transition des fiches traçabilité papier vers une solution digitale sur tablette, smartphone et ordinateur…

SASHA

Nous proposons une application proposant la traçabilité digitale qui peut totalement s’adapter à vos formulaires bionettoyage. Ainsi qu’à vos services, adapté à vos pièces, protocoles et même vos clients dans le cas d’une entreprise de propreté.

Vous pouvez également faire des contrôles qualités.

L’application intègre une messagerie pour améliorer la communication dans votre entreprise.

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