Bien plus encore depuis la crise sanitaire liée au covid, la traçabilité des interventions de bionettoyage ou d'entretien présente un besoin essentiel pour les entreprises.
Pour autant, les méthodes et procédés traditionnels ont démontré leurs limites, il est donc désormais une priorité de recourir à des solutions de pilotage des actions menées dans le cadre de l'hygiène des locaux.
Des solutions mobiles existent comme l'application SASHA disponible sur tablettes et smartphones permettant de tracer toutes les actions de nettoyage tout aidant au suivi de l'activité
Visualisation du travail à effectuer (par poste / étage etc.)
Rappel des tâches en retard et à réaliser aujourd'hui
Visualisation en temps réel du travail de l'ensemble du personnel
Chaque pièce peut être accompagnée d'une note, d'un document, des protocoles à réaliser et d'une couleur associée
Possibilité de traçabilité via un scan de QR code pour faciliter davantage l'utilisation et favoriser la traçabilité "en temps réel"
Le + SASHA : Améliore le respect des fréquences, le taux de réalisation des tâches, la coordination des équipes, simplifie la vision du travail fait et restant à faire
Traçabilités détaillées (facultative) : Détail des éléments à réaliser dans chaque pièce en fonction du protocole, cahier des charges etc.
Possibilité d'ajouter des photos, un commentaire et une signature sur chaque traçabilité
Vision des dates de réalisation de chaque élément pour un meilleur respect des fréquences
Déclaration de panne, demande d'intervention technique ou réclamation
Commande de produit et inventaire
Le + SASHA : Traçabilités plus simples, plus nombreuses, en temps réel et sans papier. Meilleure vision du travail effectué
Messagerie personnelle pour chaque utilisateur
Réception et envoi de message à l'ensemble des collaborateurs (liste prédéfinie de destinataires à sélectionner)
Possibilité de joindre des photos
Le + SASHA : Meilleure communication entre les équipes. Transmissions plus nombreuses
Base documentaire à disposition (protocoles, fiches de postes, fiches techniques etc.)
Mise à jour en quelques clics des documents directement depuis le tableau de bord
Notification à l'agent lors de l'ajout de nouveaux documents
Signature possible et vision des documents lus/signés
Le + SASHA : Facilite l'intégration de nouveau collaborateurs. Meilleure transmission d'information
Autres fonctionnalités incluses
Pourquoi dématérialiser les fiches de traçabilité des interventions de nettoyage ?
Société de nettoyage, hôtels et résidences de vacances, service propreté dans les établissements de santé, pour toutes ces organisations professionnelles et bien d'autres encore, la question de la traçabilité et de l'optimisation des processus est primordiale pour répondre à chacune des exigences réglementaires en termes d'hygiène et de salubrité.
Grâce à l'innovation technologique de la tablette SASHA, c'est désormais un outil de traçabilité performant et facile d'utilisation qui est mis à la disposition des services et des responsables. La dématérialisation des fiches de traçabilité permet notamment :
- D'assurer un suivi plus précis des procédés et des personnels en visionnant d'un simple coup d'œil l'état d'avancement des tâches, de vérifier les zones, chambres et espaces déjà réalisés, de gérer les heures d'arrivées et de départs des personnels et agents de nettoyage...
- De gagner en efficacité de traitements des locaux grâce à la personnalisation des tablettes qui permet en outre d'associer des photos et/ou des commentaires au rapport de suivi, de déclencher automatiquement des demandes d'interventions, de communiquer de manière sécurisée et confidentielle avec l'ensemble des collaborateurs, de suivre en temps réel les actions des équipes de nettoyage et bien d'autres fonctionnalités visant à rationaliser les processus.
- D'optimiser la productivité des équipes autant que celle des responsables de services. En effet, s'affranchir du travail de création, d'impression et de mise à disposition des agents des fiches de traçabilité papier qui représentent une démarche très chronophage et source d'erreurs ou de mauvaise compréhension, permet d'améliorer le confort de travail tout en gagnant en efficacité.
Quels sont les avantages de la digitalisation des fiches de traçabilité dans le nettoyage ?
Confort d'utilisation, plus grande fluidité dans la transmission des informations, transparence dans les tâches accomplies, meilleure communication entre les équipes, certification des démarches, veille de la disponibilité des chambres nettoyées, gestion des erreurs et des incidents, mise à disposition d'une base documentaire pour le respect des protocoles, de nombreux atouts qui font de la tablette SASHA un outil de dématérialisation de la traçabilité autorisant une plus grande limpidité dans la gestion du nettoyage par les responsables d'établissements.
Experhygia vous propose la mise en place d'un programme d'essai pour la gestion de vos fiches de traçabilité par un matériel configuré selon vos prérogatives ainsi qu'une formation et un accompagnement des équipes tout au long de la phase d'essai.
Cette innovation technologique via la tablette SASHA est l'outil indispensable de toute organisation souhaitant optimiser sa productivité et améliorer le confort de travail de ses équipes de nettoyage.